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Autor: Teresa Prieto, Directora del Área de Outsourcing

Outsourcing de la función de administración de personal y nómina. ¿Es siempre la mejor opción?

La externalización de la función de Administración de Personal y Nómina es una cuestión de permanente debate en el seno de las empresas desde hace mucho tiempo. Parece que ese debate debería concluir cuando exista una idea clara y tajante sobre si es mejor o no proceder a la externalización de la función. Y es posible que el debate sea permanente porque esa cuestión no tenga una contestación clara, y lo que es más importante, ni siquiera exista.

Nuestra experiencia, fruto del contacto con un amplísimo número de clientes que nos preguntan acerca de la externalización de su Área de Administración de Personal y Nómina, es que cada cliente se encuentra en una situación y momentos diferentes que justifican decisiones diferentes. En esas condiciones, unas veces les aconsejamosque procedan a la externalización y otras, lo contrario.

Hay intereses en defender la Externalización de la función como un camino sin retorno por los supuestos beneficios que esa decisión pueden reportar a la empresa, pero al menos en nuestra experiencia, no se puede afirmar de forma categórica que esto sea así. La externalización de la función no siempre es mejor. Hay momentos en lo que no es aconsejable. Es necesario realizar un análisis individual y puntual de la situación de cada cliente para poder aconsejar sobre la decisión adecuada.

En ese análisis se han de considerar cuestiones de distinta índole. Algunas de esas cuestiones son las que aparecen a continuación, sin pretender con ello que ésta sea una lista cerrada sobre los factores a considerar:

  • Dimensión de la plantilla total de la empresa y número de personas dedicadas internamente a esta función.

  • Acción a tomar con las personas asignadas a esa función a partir de la externalización. La reubicación en otras áreas de la empresa, la transferencia al proveedor del servicio externo o su salida de la empresa son casi en exclusiva las opciones disponibles.

  • Instrucciones desde la Dirección de la Compañía, bien sea Local o Internacional, sobre la recomendación u obligatoriedad de externalizar la función.

  • Necesidad de disponer de unos conocimientos y expertise para la gestión del área de los que no se disponen internamente.

  • Política de Confidencialidad en la empresa que impidahacer la gestión interna.

  • Decisión estratégica de la compañía de transformar el coste del área en un coste variable y proporcional al tamaño de la plantilla de forma inmediata.

Intencionadamente no hemos incluido en esta lista ningún aspecto relacionado con la reducción del coste. Esta reducción es uno de los factores más frecuentemente utilizados para recomendar la externalización, pero nuestra experiencia nos dice que no siempre la opción de externalizar resulta más económica.

Por ello, nuestro consejo es que, antes de tomar una decisión al respecto, es necesario analizar qué es lo que buscamos, qué pretendemos conseguir y si la externalización es la mejor opción.Y muy importante, Qué es lo que hay que externalizar. En los últimos tiempos nos encontramos con situaciones en las que, una vez decidida la externalización, no está claro qué es lo que se quiere externalizar. La externalización de todo el área de Administración de Personal y Nómina, o la del proceso de cálculo de nómina exclusivamente, o la del proceso de contratación de personal, o el Asesoramiento Laboral desde el punto de vista legal o la de la gestión de los beneficios sociales, son alguna de las opciones con las que nos encontramos.

Como proveedores del servicio de Outsourcing de Administración de Personal y Nómina y la Gestión externa de todo el área, no nos atrevemos a defender de forma rotunda que la Externalización sea una solución universal y mejor que la Gestión Interna. Lo que sí podemos asegurar, es que ayudamos a nuestro cliente a que su decisión sea la que mejor se adapte a sus necesidades y circunstancias.

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